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來源：工程資料員
版權(quán)歸原作者所有
系統(tǒng)的工程資料管理是施工管理程序化、規(guī)范化、制度化的具體體現(xiàn)，是工程建設各方主體在依法建設、現(xiàn)場管理、質(zhì)量控制的原始記錄，是建設工程施工質(zhì)量的重要組成部分。
它既是全面了解建設工程情況不可或缺的部分，也是建設工程一旦發(fā)生質(zhì)量缺陷和安全事故等問題后，作為原因調(diào)查、事故分析乃至確定責任的重要依據(jù)。
資料員應做好工程資料收集、整理、傳遞、編目、歸檔、保存、移交等工作;項目經(jīng)理、監(jiān)理工程師負責督促施工單位提交資料并審核把關(guān)，建立并記錄工程臺賬，及時提交資料員歸檔;工程部負責人統(tǒng)籌管理，安排人員協(xié)助資料員完成資料歸檔相關(guān)工作，并按制度要求審核相關(guān)資料，確保工程竣工資料驗收和工程結(jié)算順利完成。
工程部資料室安全管理
工程部資料室獨立設置，安裝防盜門（網(wǎng)),配備消防器材，符合防火、防盜、防潮等基本要求。無關(guān)人員不隨意進入資料室。資料室不堆放和工程資料無關(guān)物品。
工程資料收發(fā)―工程部資料員負責工程資料的收發(fā)，且登記收發(fā)文臺帳，做到每份資料可追溯。
工程資料借閱
1、借出的工程資料必須保證原樣歸還，不得損壞、拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記，資料員應仔細核對歸還的資料。
2、國家法定長假前，所借出的工程資料原則上應歸還資料室。
3、本部門人員調(diào)動或離職時，資料員督促其歸還借閱資料，在歸還后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
較重要的資料（如檢測報告、驗收文件等)建議掃描存檔。臺風等惡劣天氣，受影響地區(qū)的資料應采取轉(zhuǎn)移、加固等措施，確保資料安全，同時對電腦文件進行備份。
與工程建設有關(guān)的重要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體文件，均應收集齊全，整理歸檔。
工程部資料室應將建設單位、監(jiān)理單位、施工單位(包括總包、分包單位)的工程資料統(tǒng)一歸檔。
對于外委監(jiān)理項目，外委監(jiān)理單位的監(jiān)理資料也應歸檔管理。
資料歸檔不齊全分析
1、施工單位提交資料嚴重滯后—催辦，發(fā)書面通知或進度款控制。
2、施工單位提交的資料，工程師審核簽字太慢——及時審核后交給資料室，避免滯壓，資料員提醒督促工程師。
3、施工單位僅提交一份資料，工程師簽字審核后返還施工單位—要求施工單位一次性提交足份。
4、施工單位提交足份,工程部審核完畢后全部返還施工單位，未存檔—所有提交到工程部審核的資料必須存檔一份后，余下的份數(shù)返還施工單位，資料員控制。
5、施工單位提交資料給工程師后找不到了——所有資料的收發(fā)由資料員對接,登記收發(fā)臺帳。
6、資料不合格退回施工單位整改后，無人跟進，施工單位遲遲未提交—責任工程師應有相關(guān)記錄，資料員收發(fā)文臺帳上也備注清楚，要求施工單位限時整改提交。
7、由于人員調(diào)動、離職，未做好資料交接。-—-工程師辦理調(diào)離手續(xù)時，資料員查看“收發(fā)文臺帳”、“資料借閱臺帳”，交接資料后方可辦理手續(xù)。
