封面采用橫向幅面，封面上方注明收發(fā)文登記簿（加粗微軟雅黑初號(hào)字），在幅面的下方填寫本項(xiàng)目工程招標(biāo)時(shí)是以哪個(gè)單位承接的名稱及本工程的項(xiàng)目經(jīng)理部全稱。（收發(fā)文登記簿必須要封面）

發(fā)文日期填寫發(fā)出文件的時(shí)間，序號(hào)以1份文件為單位，用阿拉伯文字從1依次標(biāo)注的號(hào)，簽發(fā)人填寫文件的簽字或發(fā)放人，發(fā)文號(hào)填寫發(fā)文的文件號(hào)，文件標(biāo)題填寫發(fā)文的標(biāo)題的全稱，受控號(hào)，本次發(fā)文是否受控，受控的文件填寫文件的編號(hào)，收文者填寫收到文件的部門或者人，份數(shù)填寫發(fā)文的份數(shù)，簽收人收到這份來(lái)文的人簽字。

收文日期填寫收到文件的日期，序號(hào)以1份文件為單位，用阿拉伯文字從1依次標(biāo)注的號(hào)，來(lái)文號(hào)，這份來(lái)文的文件編號(hào)，文件標(biāo)題填寫收文的標(biāo)題的全稱，受控號(hào)，收到的文件是受控的就填寫它是受控號(hào)，份數(shù)填寫收到的文件的份數(shù)，收回日期，這份文件的收回的日期。 

封面采用橫向幅面，封面上方注明圖紙接收及分發(fā)臺(tái)賬（加粗微軟雅黑初號(hào)字），幅面中間是工程效果圖，在幅面的下方填寫本項(xiàng)目工程招標(biāo)時(shí)公司名稱及本工程的項(xiàng)目經(jīng)理部全稱

工程名稱填寫本項(xiàng)目的全稱，序號(hào)以1份文件為單位，用阿拉伯文字從1依次標(biāo)注的號(hào)，圖紙編號(hào)填寫圖紙的圖號(hào)，圖紙的名稱填寫圖紙具體名稱（XXX建筑圖）接受套數(shù)填寫接受的圖紙?zhí)讛?shù)，實(shí)際套數(shù)填寫這份圖紙的原始的實(shí)際套數(shù)， 每套數(shù)量填寫這套圖紙張數(shù)，出圖日期填寫出版這套圖紙的日期，圖紙收到日期 填寫圖收到時(shí)間，圖紙狀態(tài)填寫圖紙是否完整或破損，圖紙分發(fā)日期填寫下發(fā)的時(shí)間。

  圖紙分發(fā)部門（套數(shù)）及人員簽字一欄里填寫圖紙下發(fā)的相關(guān)部門簽字和圖紙?zhí)讛?shù) ，作廢圖紙編號(hào)，如這份圖紙作廢就注明圖紙的編號(hào)，回收日期填寫收回圖紙的日期，登記人填寫圖紙接受及分發(fā)臺(tái)賬的保管者。

文件借閱登記表

登記單位填寫借用文件的單位，文件編號(hào)填寫文件原有的文號(hào)，文件標(biāo)題這份文件的全稱，借件人，借這份文件的人簽名，借用日期，借文件的日期，歸還日期，還回文件的日期。

記錄清單

記錄清單分為項(xiàng)目記錄清單和技術(shù)部記錄清單，項(xiàng)目記錄清單根據(jù)工程實(shí)際施工所用到的表及臺(tái)賬來(lái)增加和刪減記錄清單上的表，必須加上當(dāng)?shù)貦n案館歸檔目錄。

技術(shù)文件收文處理單

收文編號(hào)填寫收文的編號(hào)，這個(gè)編號(hào)是根據(jù)收來(lái)的文件的順序所編的號(hào)；時(shí)間是收到來(lái)文處理的時(shí)間，來(lái)文單位是出具這份文件的單位，標(biāo)題是來(lái)文的主題內(nèi)容，擬辦和批示是項(xiàng)目經(jīng)理下達(dá)的意見(jiàn)及批示，擬發(fā)放部門這份來(lái)文要發(fā)放的相關(guān)部門，（在相關(guān)的部門打√或注明套數(shù)）如果是技術(shù)文件有總工簽字，其它的項(xiàng)目經(jīng)理簽字。 

技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)管理臺(tái)賬

技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的文件編號(hào)填寫文件的文號(hào)，文件名稱填寫按國(guó)標(biāo)、行標(biāo)、企標(biāo)、圖集分類填寫，只填項(xiàng)目技術(shù)部主控的技術(shù)規(guī)范及圖集，技術(shù)管理文件只填管理部門各級(jí)與技術(shù)管理相關(guān)的管理文件，都分級(jí)填寫，管理部門填寫項(xiàng)目技術(shù)部，修訂狀態(tài)指修改、換版，保存形式填寫紙版文件或電子版。

施工文件對(duì)照核查表

項(xiàng)目資料員在每個(gè)月22日收集本月本部門資料，25日前完成對(duì)項(xiàng)目資料的核查并填寫核查表，填寫完成由項(xiàng)目總工進(jìn)行復(fù)查確認(rèn)簽字后，在每個(gè)月的27日前上報(bào)分公司技術(shù)部并留存歸檔原件。分公司在每月30日前對(duì)施工文件對(duì)照核查表進(jìn)行復(fù)查并進(jìn)行通報(bào)，項(xiàng)目部應(yīng)限期完成整改。

施工文件對(duì)照核查表

施工文件對(duì)照核查表是對(duì)工程施工過(guò)程中資料的真實(shí)情況，以表格的形式記錄下來(lái) ，從中可以看出資料的連慣性、收集核查及時(shí)性，資料是否齊全交圈。 

施工文件對(duì)照核查表應(yīng)反映實(shí)際資料狀況，不得為應(yīng)付檢查作假。