來源：深圳市建設工程文件歸檔與檔案驗收移交指南 

參考學習，具體請按當?shù)貦n案館要求

一、 立卷應遵循下列原則：

1 立卷應遵循工程文件的自然形成規(guī)律和工程專業(yè)的特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系和案卷的成套性、系統(tǒng)性，便于檔案的保管和利用；

2 工程文件應按不同的形成、整理單位及建設程序，按工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗收文件、竣工圖分別進行立卷，并可根據(jù)數(shù)量多少組成一卷或多卷；

3 一項建設工程由多個單位工程組成時，工程文件應按單位工程立卷；建設工程項目中由多個單位工程組成時，公共部分的文件可以單獨組卷；當單位工程檔案出現(xiàn)重復時，原件可歸入其中一個單位工程，其他單位工程不需要歸檔，但應說明清楚；

4 不同載體的文件應分別立卷。

二、 立卷應采用下列方法：

1 監(jiān)理文件應按單位工程、分部工程或?qū)I(yè)、階段等進行立卷；

2 施工文件應按單位工程、分部（分項）工程或?qū)I(yè)進行立卷；

專業(yè)承（分）包施工的分部、子分部（分項）工程應分別單獨立卷；室外工程應按室外建筑環(huán)境和室外安裝工程單獨立卷；當施工文件中部分內(nèi)容不能按一個單位工程分類立卷時，可按建設工程立卷；

3 竣工圖應按單位工程分專業(yè)進行立卷。

4、案卷內(nèi)不應有重份文件。印刷成冊的工程文件宜保持原狀。

三、卷內(nèi)文件排列

1 卷內(nèi)文件應按工程文件歸檔范圍（附件 1）的類別和順序排列。

2 文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主體與附件不應分開，并應按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主體在前、附件在后的順序排列。

3 圖紙應按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙應按圖號順序排列。

4 當案卷內(nèi)既有文字材料又有圖紙時，文字材料應排在前面，圖紙應排在后面。

四、案卷編目

4.1編制卷內(nèi)文件頁號應符合下列規(guī)定：

1 卷內(nèi)文件均應按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始，使用打號機以黑色印油打號；

2 頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角；

3 案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

4.2 卷內(nèi)目錄的編制應符合下列規(guī)定：

1 卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前；

2 序號應以一份文件為單位編寫，竣工圖以一張圖紙為單位編寫，用阿拉伯數(shù)字從“1”依次標注；

3 責任者應填寫文件的直接形成單位或個人。有多個責任者時，應選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替；

4 文件編號應填寫文件形成單位的發(fā)文號或圖紙的圖號，或設備、項目代號；

5 文件題名應填寫文件標題的全稱。當文件無標題時，應根據(jù)內(nèi)容擬寫標題，擬寫標題外應加“[]”符號；文件標題不能準確反映文件內(nèi)容的，原文件標題照寫，并在其后擬寫補充標題，以“[]”符號標識；

6 日期應填寫文件的形成日期或文件的起止日期，竣工圖應填寫編制日期。日期中“年”應用四位數(shù)字表示，“月”和“日”應分別用兩位數(shù)字表示；

7 頁次應填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號，最后一份文件應填寫起止頁號；

8 備注應填寫需要說明的問題，如“復印件”“電子證照打印件”、頁次變動情況等；

9 案卷序號應填寫本案卷在該工程案卷總量中的順序號；

10 竣工圖應逐張編制卷內(nèi)目錄。

4.3卷內(nèi)備考表的編制應符合下列規(guī)定：

1 卷內(nèi)備考表應排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后

2 卷內(nèi)備考表應標明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)及立卷單位對案卷情況的說明，如頁次變動、頁號重（漏）號、文件破損、污染等；

3 立卷單位的立卷人和審核人應在卷內(nèi)備考表上簽名；年、月、日應按立卷、審核時間填寫；

4 直接裝盒的圖紙卷可在卷盒上填寫和簽署卷內(nèi)備考表。

5.3.4 案卷封面的編制應符合下列規(guī)定：

1 案卷封面的內(nèi)容應包括檔號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、本案卷所屬工程的案卷總量、本案卷在該工程案卷總量中的排序；

2.檔號由分類號、年度和流水號組成，建設單位完成檔案驗收并在“深圳市建設項目檔案管理系統(tǒng)”上傳簽字蓋章后的檔案驗收報告或含檔案驗收結(jié)論的工程竣工驗收報告，經(jīng)審核后，系統(tǒng)自動生成檔號，由建設單位在案卷封面、檔案盒封面及檔案盒背脊填寫；

4 保管期限由檔案接收保管單位填寫，移交單位無需填寫；

5 編制單位應填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責任者；

6 起止日期應填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期；

7 密級填寫應按國家保密法規(guī)相關(guān)條例執(zhí)行，立卷單位不可隨意填寫；

8 一個卷盒裝有兩個及兩個以上案卷的，應當填寫案卷起止號。